4. Anwendung des Modells in der Praxis
Das integrierte Prozess- und Projektmanagement Modell wurde in Kapitel
3 Eigenständiges Modell, basierend auf den theoretischen Grundlagen von
Kapitel 2, entwickelt und beschrieben. Im folgenden Abschnitt wird nun
eine praktische Anwendungsmöglichkeit demonstriert. Mithilfe des
IPPM-Modells soll ein Strategieprozess für ein fiktives Unternehmen
entwickelt werden, welches im folgenden Kapitel 4.1 kurz vorgestellt
wird. Um die Verwendung des IPPM-Modells möglichst plastisch und auch
verständlich zu vermitteln, werden verschiedene Mitarbeiter
dargestellt, welche in Form von Dialogen das Modell zum Einsatz bringen.
4.1 Das Unternehmen
Das Unternehmen trägt den Namen „GREHA – Greber’s Handel“. Es
handelt sich um ein Vorarlberger Großhandelsunternehmen im Textilbereich
mit 100 Mitarbeitern. Der Geschäftsführer, Herr Greber, hat
das Unternehmen vor 15 Jahren gegründet und kann auf eine erfolgreiche
Entwicklung zurückblicken. Mit dem Thema Strategie bzw.
einer Strategieentwicklung hat sich das Unternehmen noch nicht beschäftigt
und kann daher auch keine Erfahrungen vorweisen. Die
nachstehenden Mitarbeiter spielen eine Rolle im Anwendungsbeispiel,
welches im folgenden Kapitel 4.2 erläutert wird: Herr Greber:
Geschäftsführung, Frau Simma: Assistentin der Geschäftsführung,
Frau Praxmarer: Personal, Herr Müller: Marketing und Verkauf, Herr
Vonach: Logistik.
4.2 Entwicklung eines Strategieprozesses
Der Geschäftsführer der Firma GREHA, Herr Greber ruft seine Assistentin
Frau Simma zu sich.
Herr
Greber: „Unser Unternehmen ist in den letzten Jahren kontinuierlich
gewachsen. Der Umsatz stieg in den letzten drei Jahren jeweils im
zweistelligen Prozentbereich und auch die Gewinne haben sich
dementsprechend erhöht. Das macht mich natürlich sehr stolz, aber auf
der anderen Seite stimmt es mich auch nachdenklich. Die Bedürfnisse
und Anforderungen des Markts ändern sich immer schneller. Durch
die neuen Unternehmensstrukturen, welche im Zuge der Ausweitung
notwendig waren, sind wir nicht mehr so flexibel wie früher. Diese
Bedenken haben mich zur Auffassung gebracht, dass wir uns mit
dem Thema Strategie auseinandersetzen müssen.“
Frau
Simma: „Ich habe kürzlich einen Artikel zum Thema Strategie bzw.
Strategieprozesse gelesen. Es wurde erläutert, dass viele Unternehmen
Probleme damit haben ihr strategisches Management wirklich effizient zu
gestalten. Der kontinuierliche Einsatz eines Strategieprozesses soll
diesen Problemen entgegenwirken. Er stellt sicher, dass eine Strategie
systematisch definiert und alle wichtigen Kriterien miteinbezogen
werden. Kurz gesagt, ein Strategieprozess bietet die Möglichkeit
laufend strategisches Management durchzuführen.“ (Vgl. Mankins/Steele
2006, passim; Vgl. Müller-Stewens 2004, passim)
Herr Greber: „Das klingt interessant, wir haben Prozessmanagement ja
bereits im Einkauf eingeführt und durchaus positive Erfahrungen
gemacht. Ein Strategieprozess muss allerdings zuerst entwickelt werden,
bevor wir tatsächlich eine Strategie definieren können, oder?“
Frau Simma: „Stimmt genau, und wenn ich darüber nachdenke, ist
diese Ausgangslage prädestiniert für den Einsatz des integrierten
Prozess- und Projektmanagement Modells, welches von Patrick Fritz
und Petra Geist an der Fachhochschule Vorarlberg entwickelt wurde.
Herr Greber: „Integriertes Prozess- und Projektmanagement Modell?
Wie genau stellen sie sich die Verwendung des Modells in diesem
Zusammenhang vor?“
Frau Simma: „Ich schlage vor, dass wir für die Entwicklung des Strategieprozesses
ein Projekt starten. Das IPPM-Modell bietet uns in der
Folge die Möglichkeit sowohl Prozesse als auch Projekte effizient zu
gestalten und Projektmanagement bzw. Prozessmanagement integriert
anzuwenden.“
Herr Greber: „Klingt gut, ich habe das Gefühl das sie schon eine Vorgehensweise
im Kopf haben. Wenn sie damit einverstanden sind, übertrage
ich ihnen die Projektleitung.“
1. Phase: Projektstart bzw. Auswahl und Aufbereitung der Prozesse
Der Geschäftsführer und die ausgewählten Projektteammitglieder der Firma
GREHA sowie ein externer Strategieberater treffen sich zum ersten Mal.
Das Projekt „Fit for Future“, welches die Entwicklung eines Strategieprozesses
zum Ziel hat, wird im Zuge eines Projektstart-Workshops in Gang
gesetzt.
Herr
Greber: „Ich möchte sie alle recht herzlich zu diesem
Projektstart-Workshop begrüßen. Wie sie alle bereits wissen, ist das
vorrangige Projektziel die Entwicklung eines Strategieprozesses, um in
Zukunft ein professionelles strategisches Management für unser
Unternehmen zu ermöglichen. Frau Simma, wird dieses Projekt leiten und
sie hat dabei meine volle Unterstützung. Da wir allerdings noch kaum
Erfahrung in Sachen Strategie haben, wird dem Projektteam Herr Bechter
als Strategieberater zur Seite gestellt.“
Frau Simma: „Vielen Dank Herr Greber für diese Einführung, ich
möchte sie alle recht herzlich begrüßen. Die Erstellung einer Strategie
ist ein wichtiger Schritt für die Weiterentwicklung unseres Unternehmens.
Bevor wir uns allerdings mit einer konkreten Strategie auseinandersetzen
können, werden wir zuerst einen für unsere Organisation
passenden Strategieprozess entwickeln. Als Grundlage dafür
dient das integrierte Prozess- und Projektmanagement Modell (siehe
Abbildung 8). Es bietet uns die Möglichkeit sowohl Prozesse als auch
Projekte effizient zu gestalten. Somit haben wir die Gelegenheit auf
der Basis standardisierter Abläufe das Management von Prozessen
und Projekten in unserem Unternehmen zu professionalisieren. Außerdem
sind ausgewählte Methoden und Tools hinterlegt, welche die
Realisierung der einzelnen Teilprozesse unterstützen. In einem ersten
Schritt führen wir den „Projektstart“ durch, indem die „Auswahl und
Aufbereitung der Prozesse“ vorgenommen wird. Die Auswahl umfasst
den Strategieprozess und die Aufbereitung kann mit einem der
vorgeschlagenen Tools durchgeführt werden, sobald der Prozess definiert
ist.“
Nach einer Erklärung des Modells wird eine Pause von 15 Minuten eingelegt
und anschließend gemeinsam der Projektauftrag und das Projektorganigramm
erstellt.
2. Phase: Projektplanung bzw. Analyse der IST-Prozesse und Markt
Nachdem das Projekt erfolgreich gestartet wurde, kommt das Projektteam
zur Projektplanungssitzung zusammen.
Frau
Simma: „Schönen guten Tag und willkommen zum Start der Projektplanung.
Das IPPM-Modell ist mit Methoden und Tools für die Durchführung von
Projekten und Prozessen ausgestattet. Es wird allerdings empfohlen, nur
so viele Methoden wie notwendig einzusetzen bzw. den Methodeneinsatz
auf den Projektumfang anzupassen. Da der Umfang dieses Projekts als
übersichtlich bezeichnet werden kann, bin ich der Meinung, dass es in
Bezug auf die Projektplanung ausreicht einen Projektstrukturplan und
einen Terminplan zu erstellen, sowie eine Analyse der Umweltbeziehungen
durchzuführen. In Bezug auf die inhaltliche Aufgabenstellung ist in der
zweiten Prozessphase die Analyse der IST-Prozesse und des Marktes
vorgesehen. Da noch kein IST-Strategieprozess vorhanden ist, beschränkt
sich die Planung auf die Markt-Analyse. Hierzu schlage ich die
Anwendung der Branchenstrukturanalyse nach Porter und der
Stakeholder-Analyse vor.“
Herr Vonach: „Das klingt alles logisch und ich kann ihre Gedanken
nachvollziehen, aber wie soll die Entwicklung des Strategieprozesse
konkret funktionieren?“
Frau Simma: „Wie wir von unserem Berater erfahren haben, ist ein
Strategieprozess nichts anderes als ein Ablauf um strategisches Management,
sprich die Planung, Umsetzung und Kontrolle einer Strategie,
kontinuierlich durchzuführen. Aus diesem Grund kann ich mir
vorstellen, das Modell als Basis zu verwenden.“
Herr Müller: „Mir kam während den Ausführungen von Frau Simma
eine Idee. Mithilfe eines Strategieprozesses soll strategisches Management
durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang sehe ich die
Verbindung zum Managementprozess des IPPM-Modells. Dieser Prozess
könnte doch als Grundlage für den Strategieprozess herangezogen
werden, denn strategisches Management ist wie der Name schon
sagt, ein weiteres Anwendungsgebiet von Management. Wir nehmen
die einzelnen Schritte des Managementprozesses und legen sie auf
die Aufgaben des strategischen Managements um. Wenn der erste
Teilprozess also die „Zielsetzung“ ist, dann überlegen wir, wie diese
Zielsetzung beim Gestalten von Strategien aussehen könnte.“
Frau
Praxmarer: „Interessante Vorgehensweise, ich kann mir vorstellen, dass
wir auf diese Weise zu einem vernünftigen Ergebnis gelangen.
Anschließend definieren wir allgemeine Rahmenbedingungen für den
Prozess, wie zum Beispiel Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege,
und statten ihn mit Methoden aus.“
Frau Simma: „Gut, es freut mich, dass wir eine gemeinsame Vorgehensweise
gefunden haben. Wir müssen diesen Ablauf im Projektstrukturplan
ausformulieren, die Termine für die einzelnen Arbeitspakete
fixieren und eine Projektumwelt-Analyse erstellen. Anschließend
führen wir die Markt-Analyse mit den vorgesehenen Methoden
durch.“
3. Phase: Projektausführung und –controlling bzw. Optimierung oder
Re-Engineering und Umsetzung
Die Gestaltung des Strategieprozesses wird verkürzt dargestellt, da diese
Projektaufgabe zum größten Teil eine inhaltliche Auseinandersetzung mit
dem Thema Strategie bedeutet. Dieses Kapitel soll allerdings in erster Linie
die Anwendung des IPPM-Modells aufzeigen.
Der Strategieprozess wird vom Managementprozess des IPPM-Modells
abgeleitet. In diesem Fall handelt es sich um ein Prozess-Engineering
und dessen anschließende Umsetzung, wie im dritten Teilprozess
vorgesehen. Konkret bedeutet diese Ableitung, dass von jedem einzelnen
Teilprozess eine Brücke zu Strategie geschlagen wird und die
allgemeinen Managementaufgaben auf die speziellen Strategieaufgaben
übertragen werden. Die Umsetzung wird in folgender Abbildung 10
dargestellt.
Abbildung 10: Ableitung Strategieprozess vom Management-Modell
Quelle: Eigene Ausarbeitung.
Frau Simma: „Es freut mich, dass wir unter Einhaltung des Plans den
Strategieprozess erstellen konnten. Der nächste Schritt in unserem
Projektstrukturplan sieht die Bestimmung der Rahmenbedingungen
für den Prozess vor. Hierzu müssen die Verantwortlichkeiten für den
Strategieprozess geklärt, die Häufigkeit der Durchführung bestimmt,
die Hauptaktivitäten der Teilprozesse festgeschrieben und Input bzw.
Output der Teilprozesse definiert werden. Des Weiteren müssen
Kommunikation und Dokumentation der Ergebnisse sichergestellt
sein. Abschließend wird der Strategieprozess mit entsprechenden Methoden
ausgestaltet.“
Die Rahmenbedingungen für den Strategieprozess stehen fest und wurden
entsprechend dokumentiert. Außerdem wurde der Strategieprozess mit entsprechenden
Methoden bestückt. Im Anschluss findet eine Informationsveranstaltung
für alle Mitarbeiter statt. Der Prozess wird vorgestellt und die
Hintergründe erläutert. Für ausgewählte Mitarbeiter, die eventuell bei einer
späteren Durchführung unterstützende Tätigkeiten leisten werden, finden
Schulungen in Kleingruppen statt.
4. Phase: Projektabschluss bzw. Kontrolle
Die Projektausführung ist abgeschlossen und das Projektteam trifft sich ein
letztes Mal um die Ergebnisse dem Auftraggeber bzw. Geschäftsführer zu
präsentieren und das Projekt offiziell abzuschließen.
Frau Simma: „Wir sind am Ende unseres Projekts angekommen. Ich
bin stolz auf unser Ergebnis, welches im Projektabschlussbericht abgebildet
ist. Das IPPM-Modell hat sich für die Gestaltung von Prozessen
und Projekten bewährt und bildet künftig die Basis für eine effiziente
Gestaltung unserer Unternehmensabläufe. Hierzu wird im
Rahmen der Prozesskontrolle, der vierten Prozessphase, ein erstes
Review des Strategieprozesses in 18 Monaten angesetzt.“
Herr Greber: „Als Projektauftraggeber möchte ich mich recht herzlich
beim Projektteam bedanken. Ich bin mit dem Ergebnis äußerst zufrieden
und schon gespannt, wie die erste Durchführung funktionieren
wird bzw. welche Strategien wir generieren werden. Das Projekt
ist somit abgeschlossen und die Projektorganisation aufgelöst.“
Es wurde die Anwendung des integrierten Prozess- und Projektmanagement
Modells anhand der Entwicklung eines Strategieprozesses
dargestellt. Die dargelegten Ausführungen demonstrieren eine Anwendungsmöglichkeit
des IPPM-Modells. Im folgenden Kapitel 5
werden eine Zusammenfassung der Arbeit, sowie eine Darlegung der
gewonnenen Erkenntnisse dargestellt.
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